Para usted como empresario es fundamental asegurarse de que sus áreas contable y administrativa estén cumpliendo de manera cabal y consistente con todas las obligaciones fiscales y financieras de sus empresas. Para lograr este cometido, es esencial contar con procesos y controles debidamente implementados que garanticen la precisión, transparencia y legalidad en todas las operaciones y actividades realizadas. A continuación, detallamos una serie de procesos recomendados que pueden ser implementados para cumplir con dichos objetivos:
Políticas y procedimientos claros: Establecer políticas y procedimientos claros y bien documentados para todas las actividades contables, fiscales y financieras. Esto abarca desde la contabilización de transacciones hasta la preparación de estados financieros, pasando por la gestión de cuentas por cobrar y por pagar, y por supuesto la debida presentación y pago de impuestos.
Segregación de funciones: Asignar responsabilidades de tal manera que ninguna persona tenga control sobre todas las fases de una transacción. Por ejemplo, la persona que aprueba un pago no debe ser la misma que registra la transacción en el sistema contable. Esta segregación de funciones fortalece el control interno y ayuda a prevenir posibles fraudes o errores.
Capacitación del personal: Contar con un equipo de trabajo debidamente capacitado y actualizado en la normativa fiscal y financiera. Esto garantiza que el personal comprenda sus responsabilidades y realice sus tareas de manera adecuada, contribuyendo así al cumplimiento de las obligaciones de la empresa.
Sistemas de información confiables: Utilizar sistemas contables y administrativos de información confiables y debidamente actualizados. Estos sistemas facilitan la gestión y el registro adecuado de todas las transacciones, asegurando además el cumplimiento de los requisitos y obligaciones fiscales.
Auditoría interna: Realizar auditorías internas periódicas como medida clave para evaluar la eficacia de los controles internos y asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos. Esta práctica recurrente ayudará a identificar posibles áreas de mejora y a prevenir fraudes o errores.
Cumplimiento normativo: Mantenerse al tanto de los cambios en la legislación fiscal y financiera indispensable para asegurar el cumplimiento de las obligaciones de la empresa. Es importante asignar esta tarea a un ejecutivo de nivel gerencial o directivo para garantizar la debida supervisión del cumplimiento oportuno y adecuado.
Conciliaciones o reportes ejecutivos periódicos: Realizar conciliaciones y solicitar reportes ejecutivos de manera periódica a fin de detectar y corregir discrepancias de manera oportuna. Esto incluye la revisión de información financiera relativa a cuentas contables importantes como bancos, cuentas por cobrar y por pagar además de los impuestos causados y retenidos.
Revisión continua de políticas y procedimientos: Revisar y probar regularmente las políticas y procedimientos administrativos asegurando que estos sigan siendo efectivos y estén alineados con los objetivos y la estrategia de la empresa y que sean adaptados a los cambios del entorno empresarial y regulatorio.
Contratación de servicios profesionales: En la mayor parte de los casos, resulta benéfico contar con servicios profesionales externos de asesoría fiscal y financiera con firmas experimentadas. Estos servicios permiten realizar revisiones independientes y brindar asesoría especializada para mantener el control del debido cumplimiento.
Cultura ética y de cumplimiento: Promover una cultura organizacional basada en la ética y el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales y financieras fomentando la transparencia, la honestidad y la responsabilidad en todas las actividades empresariales manteniendo la integridad del negocio.
En resumen, asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y financieras de las empresas requiere una combinación de acciones entre políticas claras, controles internos sólidos, capacitación del personal, uso de tecnología adecuada y un compromiso firme con la ética y el cumplimiento normativo. En nuestra firma, estamos plenamente conscientes de la importancia de estos aspectos, por lo que ponemos a disposición de su empresa nuestra experiencia y conocimientos para generar tranquilidad y asegurar el debido cumplimiento de todas las obligaciones fiscales y financieras.
Atentamente
C.P.C. y M.I. Carlos Kim
Socio Director de Kim Gomez Franco®
“El contenido de este boletín refleja la opinión personal del autor y tiene fines únicamente informativos. No debe interpretarse como asesoría legal, contable o financiera.”
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