¿Te encuentras al día con tu obligación de presentar contabilidad electrónica?

Recientemente se han visto diversos actos por parte de la autoridad fiscal, informando a los contribuyentes que los sistemas de la autoridad detectan que no se ha dado cumplimiento a la obligación fiscal de la presentación de la contabilidad electrónica, razón por la cual se invita al contribuyente a presentar cualquier periodo que se encuentre pendiente.

Por esta razón, en el presente boletín se hace una breve reseña de las obligaciones a cumplir en materia de contabilidad electrónica, así como otros supuestos en los que la autoridad pudiera solicitar la validación del cumplimiento de esta obligación.

¿Quiénes se encuentran obligados a presentar la contabilidad electrónica?

De acuerdo con el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Regla 2.8.1.6. de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), los contribuyentes personas físicas o morales, que lleven a cabo actividades empresariales o profesionales, se encuentran obligadas a cumplir con la obligación fiscal de presentar contabilidad electrónica a través del portal del SAT, excepto aquellos que usen la aplicación “Mis cuentas”.

Para estos casos, los contribuyentes deben enviar los siguientes archivos:

• Catálogo de cuentas (cuando se presenta por primera vez o se modifica).
• Balanza de comprobación mensual.
• Balanza ajustada al cierre del ejercicio.
• En su caso, pólizas y auxiliares, si son requeridas por la autoridad.

El cumplimiento de esta obligación será mediante el envío de un archivo XML que debe de cumplir con las especificaciones indicadas en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal.

¿En qué plazos se debe de presentar la contabilidad electrónica?

Personas morales: dentro de los primeros 3 días del segundo mes posterior al mes reportado.

 Personas físicas: dentro de los primeros 5 días del segundo mes posterior al mes reportado.

 Emisores de valores: envían archivos trimestralmente, conforme al siguiente recuadro:

Para el caso de las personas morales del sector primario (AGAPES) que presentan sus impuestos de forma semestral, más tardar en los primeros 3 días del segundo mes posterior al semestre reportado. Deben enviar seis archivos, uno por cada mes del semestre.

Para el caso de la balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio, se considera:

• Personas morales: a más tardar el 20 de abril del año siguiente.
• Personas físicas: a más tardar el 22 de mayo del año siguiente.

En el caso de que existan errores, si el SAT rechaza un archivo por errores informáticos, se puede reenviar hasta el último día del vencimiento de la obligación, pero si el rechazo ocurre dentro de los últimos 2 días previos al vencimiento, el contribuyente cuenta con 5 días adicionales para reenviarlos.

¿Existen excepciones para el envío de la contabilidad electrónica?

De conformidad con RMF 2.8.1.17 están relevadas de presentar contabilidad electrónica, siempre que sus ingresos totales del ejercicio inmediato anterior no excedan de $4,000,000.00 MXN, los siguientes contribuyentes:

• Personas físicas que lleven a cabo actividades empresariales o profesionales, Secciones I y III, es decir, del régimen general de actividades empresariales o quienes lo llevan a cabo a través de plataformas digitales.
• Personas físicas que se dediquen al arrendamiento de bienes inmuebles.

Con base en la RMF 3.13.17, también se encuentran relevados de presentar contabilidad electrónica:

• Personas físicas que tributen como RESICO
• Personas morales que tributen como RESICO (Título VII, Capítulo XII de la Ley del ISR)

Casos comunes en los que el SAT solicita la contabilidad electrónica

Algunos de los casos más comunes, donde se solicita la contabilidad electrónica, fuera de las invitaciones o requerimientos de información y documentación que lleva a cabo el SAT,

• Devoluciones de impuestos (principalmente IVA e ISR). En solicitudes de devolución, el SAT puede requerir la contabilidad electrónica para:

• • Verificar el soporte de los saldos a favor.
  • Validar la correcta acreditación del IVA.
  • Revisar la conciliación entre ingresos facturados y registrados contablemente.

• Revisión electrónica (Artículo 53-B del CFF). En este procedimiento, el SAT solicita directamente a través del buzón tributario la revisión de documentos y archivos electrónicos, incluyendo:

• • Catálogo de cuentas.
  • Balanza de comprobación.
  • Pólizas contables y auxiliares de cuentas.

La revisión electrónica no requiere visita física y se basa en la información enviada por el contribuyente.

• Visitas domiciliarias (Artículo 42, fracción III del CFF). El SAT puede solicitar la contabilidad electrónica durante una visita en el domicilio fiscal, especialmente si:

• • Se trata de una auditoría integral.
  • Se necesita validar movimientos contables, ingresos, deducciones o acreditamientos.

En este caso, el SAT puede pedir acceso a la información contable en formato digital o exigir su entrega formal.

• Revisión de gabinete (Artículo 42, fracción II del CFF). El SAT solicita documentación para revisar el cumplimiento de obligaciones fiscales desde sus oficinas, sin ir físicamente al domicilio.

Pueden requerir los archivos XML de la contabilidad electrónica como parte del análisis.

• Compulsas o verificaciones cruzadas. Cuando el SAT verifica operaciones entre contribuyentes (por ejemplo, tú y un proveedor), puede requerir pólizas, balanzas o auxiliares contables para corroborar:

• • Existencia de la operación.
  • Monto y naturaleza de la transacción.
  • Momento del registro contable.

• Presunción de operaciones inexistentes (EFOS y EDOS). Si el SAT sospecha que un contribuyente emitió o dedujo facturas falsas, puede solicitar pólizas y contabilidad electrónica para probar:

• • Que la operación efectivamente ocurrió.
  • Que hay evidencia de pago, entrega de bienes o prestación de servicios.

Consejos para cumplir con la contabilidad electrónica

1. Mantén actualizado tu sistema contable, asegurándote de que genere los archivos XML válidos conforme a las reglas del SAT.
2. Verifica que el catálogo de cuentas esté alineado con el código agrupador del SAT. Es común que se lleven actualizaciones al catálogo de cuentas o se vayan adicionando subcuentas por la misma operación del negocio, por lo que es recomendable siempre asegurarse de que todas las cuentas contables se encuentren ligadas al catálogo del SAT, así como confirmar si es necesario el envío de un catálogo actualizado
3. No esperes al último día para enviar los archivos, para evitar rechazos por errores o problemas técnicos, por lo que vale la pena dar cumplimiento a esta obligación con un margen de tiempo razonable para evitar incumplimiento, en caso de errores.
4. Consulta regularmente tu Buzón Tributario, ya que es el medio oficial para notificaciones del SAT. Como se comenta al inicio de este boletín, el SAT se encuentra emitiendo invitaciones y/o requerimientos para dar cumplimiento a esta obligación; por lo que hay que estar atentos a cualquier notificación por parte de esta autoridad.
5. Capacita a tu personal contable o externo, para cumplir con los requerimientos técnicos.
6. Guarda evidencia de envío y aceptación de los archivos por parte del SAT.
7. Si estás exento, conserva documentos que acrediten que cumples con los requisitos para no enviar la contabilidad electrónica.